موضوع : آموزش پاورپوینت
ساعت : 8:49
مجموعه اي از اسلايدها ميباشد که براي گروهي از افراد نمايش ميدهيد. Power Point فايلهاي خود را با پسوند .ppt ذخيره ميکند که براي اجراي اينگونه فايلها حتماً بايد نرم افزار Power Point را روي سيستم داشته باشيم. همچنين ميتوان فايلهاي Power Point را با پسوند .pps که حالت اجرايي ( exe) دارد نيز ذخيره کرد که در اين حالت براي اجراي اين فايلها نيازي به خود برنامه وجود ندارد.
پسوند .pot مخصوص فايلهايي است که به عنوان الگو يا Template ذخيره ميشوند. ( که در ادامه بحث توضيح بيشتري به اين مقوله داده ميشود. )
هنگام اجراي برنامه Power Point پنجره Start up باز ميشود که سه راه براي شروع را پيشنهاد ميکند.
روش فعال شدن Start up
از منوي Tools گزينه Option ، برگ نشان View ، گزينه Startup Dialog را فعال ميكنيم.
Auto contact wizard
:
آسانترين راه ايجاد يک کار جديد است. پس از دريافت اطلاعات يک مجموعه اسلايد ايجاد ميکند که درباره موضوعي که مشخص ميکنيم ايجاد ميشوند.
Design Template
:
با انتخاب اين گزينه پنجره New Presentation باز ميشود. با انتخاب يک Template و زدن کليد OK پنجره ديگري باز ميشود که نمونه اسلايدي را که ميخواهيد بر اساس آن مورد طراحي شود را انتخاب ميکنيد. به اين مجموعه Layout ميگوييم که شامل 24 نمونه کار ميباشد . با انتخاب هر کدام نام آن را ميتوانيم سمت راست پنجره مشاهده کنيم.
هر کدام از اين Layout ها داراي معيار هاي ( متن ، جدول ، نمودار و گرافيک ) است . تفاوت استفاده از Auto content wizard با Design template در اين است که در حالت اول مجموعه اي از اسلايدها ظاهر ميشود که در نوار وضعيت ميتوانيم از تعداد آن اطلاع پيدا کنيم.
ولي در Design Template فقط يک نمونه کاري در اختيار کاربر قرار داده ميشود.
Blank Presentation
:
يک اسلايد خالي و بدون طرح را در اختيار شما قرار ميدهد که بر اساس انتخاب Layout مناسب ميتوانيد محتويات آن را ويرايش کنيد.
نما هاي Power Point
در قسمت پايين پنجره اصلي Power Point در منتهي اليه سمت چپ نما هايي وجود دارد که با انتخاب هر يک نحوه نمايش اسلايد شما تغيير ميکند. همچنين از منوي View نيز ميتوانيد به اين نما ها دسترسي پيدا کنيد.
نماي Slide view : نمايي است که در آن ميتوان اقدام به ويرايش اسلايد نمود. در حقيقت در اين قسمت است که ميتوان تغييراتي را از جمله شماي ظاهري طرح اسلايد و محتوي اسلايد ها اعمال نمود .
نماي Slide Sorter : اسلايد ها را از چپ به راست و از بالا به پايين صفحه نمايش مرتب ميکند . وقتي بخواهيم تمام کار را يکجا ببينيم يا ترتيب قرار گرفتن اسلايد ها را تغيير دهيم از نماي Slide Sorter استفاده ميکنيم. در اين حالت نمايشي نميتوانيم تغييري در محتواي اسلايد ها بدهيم ولي به راحتي ميتوانيم اسلايدي را حذف يا اضافه نماييم.
Slide Show
: هنگامي که اسلايد ها براي نمايش آماده شدند ميتوان آن را در Slide Show مشاهده نمود و نتيجه نهايي کار نمايش به عنوان يک سلسله اسلايد الکترونيکي استفاده ميشود. در اين حالت ميتوان چگونگي تفسير صفحه نمايش هنگام حرکت ميان اسلايد ها و همچنين انيميشن يا جلوه هاي ويژه اي که به کار افزوده ايد را ببينيد. در اين نما امکان هيچ تفسيري در اسلايد ها وجود ندارد. کليد ميان بر Slide Show کليد F5 ميباشد.
Outline View
: نمايي را در اختيار ميگذارد که فقط در آن ميتوان اقدام به تايپ متن نمود. در اين نما از هيچ گونه امکانات گرافيکي نميتوان استفاده کرد. با فعال شدن اين نما، نوار ابزار Outlining پديدار ميشود.
ذکر اين نکته ضروري است که در Power Point در هر اسلايد از 5 سطح نوشتاري ميتوان استفاده کرد.
بنا به قرار گرفتن در هر سطح فونت نوشته نيز تغيير ميکند.
در Power Point هر اسلايد ميتواند يک عنوان جداگانه براي خود داشته باشد ( با توجه به اينکه در Power Point به اولين اسلايد ( شماره 1) اسلايد عنوان گفته ميشود.
همانطور که گفته شد اگر اقدام به تايپ متن در اسلايد نماييم ميتوانيم اين کار را در نماي Outline انجام دهيم. با زدن کليد Enter يک اسلايد جديد اضافه ميشود. هنگامي که مکان نما روي شماره اسلايد است با زدن کليد هاي Ctrl+ Enter ميتوانيم داخل اسلايد شده و به آن محتوي بدهيم. ( يک نماي اسلايد 5 سطحي ). نماي Outline نوار ابزاري به نام Outlining را پديدار مينمايد.
براي خاتمه دادن به محتواي اسلايد و ايجاد اسلايد ديگر مجدداً بايد کليد Ctrl+ Enter را بزنيم. براي سطح بندي متون همان طور که گفته شد در Power Point از 5 سطح ميتوان استفاده کرد. که اين کار را با نوار ابزار Outlining براحتي ميتوانيم انجام دهيم . کافي است سطر مورد نظر را انتخاب کرده و يا با دکمه هاي Promote ( ترفيع) و Demote ( تنزل) سطح هاي مورد نظر را ايجاد کنيم. اگر روي سطح اول قرار گرفته باشيم و دکمه Promote را بزنيم آن سطح يک درجه ارتقاع پيدا ميکند. و عنوان اسلايد در سطح گرفته ميشود. دکمه Demote پاراگراف را يک سطح پايين ميبرد. همچنين اگر روي سطح 5 باشيم دکمه Demote از نوار ابزار غير فعال ميشود يعني کمتر از سطح 5 نميتوان ايجاد کرد. ايجاد Outline به ويژه با ترکيب هاي Ctrl+ Enter و Enter ممکن است طول بکشد تا به آن عادت کنيد.
دکمه Move up : ( حرکت به بالا ) و Move down ( حرکت به پايين ) براي پيمايش در بين متن هاي Outline .
Collapse
: باعث بسته شدن سطوح در اسلايد جاري ميشود.
Expand
: باعث باز شدن سطوح در اسلايد جاري ميشود.
Collapse all
: باعث بسته شدن کليه سطوح در همه اسلايد ها ميشود و فقط عنوان اسلايد ها نمايش داده ميشود.
Expand all
: باعث نمايش کليه سطوح در کليه اسلايد ها ميشود.
Summery
: يک اسلايد با عنوان Summery slide به ليست اسلايد ها اضافه ميکند.
Formal
: باعث تغيير فرمت در نمايش اسلايد ميشود.
نماي Normal view : ترکيبي از Outline و Slide view است.
شناسايي نوار ابزار ها و توانايي ايجاد يک نوار ابزار سفارشي
نوار ابزار ها نحوه دسترسي سريع به گزينه هاي موجود در منو ها را فراهم ميسازند. نوار ابزار ها را ميتوان از منوي View گزينه Toolbar فعال کرد. براي سفارشي کردن نوار ابزار براي اينکه بتوانيم ابزار هاي دلخواه را به طور پراکنده از منو هاي مختلف انتخاب کنيم در برگ نشان Toolbar گزينه New را انتخاب کرده و نام مناسبي براي آن انتخاب ميکنيم سپس از برگ نشان Command ابزار هاي انتخابي را به نوار ابزار جديد Drag ميکنيم. از اين پس ميتوان نام اين نوار ابزار را در منوي View/ Toolbar مشاهده نمود.
براي اينکه بتوان مکان Screen tip را براي ابزار هاي نوار ابزار فراهم نمود و همچنين کليد هاي ميان بر ابزارها را همراه با Screen Tip نشان داد گزينه Show shortcut keys in screen Tip را از منوي View/ Toolbar/ Customize/ Option فعال ميكنيم.
آشنايي با چند اصطلاح در Power Point :
Placeholder
: به مکانهايي در اسلايد گفته ميشود که هنگام انتخاب ، گيره هايي در اطراف آن ظاهر ميشود که ميتوان از نظر نوشتاري مستقل عمل کنند.
Handout
: ميتوان از اسلايد چاپ گرفت و در اختيار کساني که در کنفرانس شرکت کرده اند قرار داد كه اصطلاحاً Handout گفته ميشود.
تنظيمات لازم براي بهينه کردن نحوه نمايش
Tools/ Option/ View
Startup dialog
: در صورت فعال بودن باعث ميشود هنگام شروع کار با Power Point پنجره Startup ظاهر شود.
New slide dialog
: هنگام ايجاد يک اسلايد جديد نماي Layout ها را در اختيار ما قرار نميدهد.
Status bar
: باعث نمايش نوار وضعيت در پايين پنجره ميشود.
Virtual ruler
: خط کش عمودي را در صفحه ميتوان مشاهده کرد . البته به شرطي که Ruler ا از منوي View فعال کرده باشيم.
Windows in taskbar
: در صورت باز نمودن بيش از يک برنامه ميتوان براي بستن Presentation جاري بين Presentation ديگر حرکت نمود.
Popup menu on right mouse click
: باعث فعال بودن Right clickو ظاهر شدن منوي کرکره اي هنگام نمايش در نماي Slide Show ميشود.
Show popup menu button
: باعث ميشود دکمه ها عملياتي در منتهي اليه سمت چپ Slide show فعال باشد.
End with black slide
: در خاتمه نمايش اسلايد ها ، اسلايدي سياه نمايش داده ميشود . در صورت غير فعال بودن اين گزينه هنگام خاتمه نمايش ، وارد برنامه Power Point ميشويم.
طراحي يک اسلايد با ايجاد زمينه جديد
براي طراحي اسلايد ميتوان از روشهاي پيشنهاد شده در ابتداي درس کمک گرفت . به طور مثال از Design Template که يک اسلايد با طرح انتخابي در اختيار ما قرار ميدهد و با اضافه کردن اسلايد طرح انتخابي به بقيه اسلايد ها نيز اعمال ميشود. يا از Presentations که از منوي File/ new ميتوان به آن دسترسي پيدا کرد و عملکرد تقريباً مشابه Auto content wizard دارد که در اين حالت گروهي از اسلايد ها هم از نظر طرح و هم از نظر فونت ميتوانيم داشته باشيم و امکان جايگزين کردن متن هاي دلخواه با متن هاي داخل اسلايد وجود دارد.در اين حالت نيز با ايجاد يک اسلايد جديد طرح انتخاب شده به اين اسلايد هم اعمال ميشود. اکنون ميخواهيم ببينيم چگونه ميتوانيم يک اسلايد را خودمان طراحي کنيم. از منوي Insert گزينه New slide را انتخاب ميکنيم . يا کليد ترکيبي Ctrl+M را ميزنيم و از پنجره ظاهر شده New slide- Layout مناسبي مثلاً Blank را انتخاب ميکنيم . با ظاهر شدن اين Layout در حالت Normal view با Right click روي اسلايد و انتخاب گزينه Background از ليست باز شدني رنگ دلخواهي را انتخاب ميکنيم . براي تنوع انتخاب رنگ از More color هم ميتوانيم استفاده کنيم. رنگ مورد نظر را اگر تعدادي اسلايد ايجاد کرده باشيم با دکمه Apply to all به کليه اسلايد ها اعمال ميکنيم و با انتخاب Apply فقط به اسلايد جاري .
فرق Apply و Preview در پنجره Background را خودتان امتحان کنيد.
با انتخاب Fill Effects ( پر کننده ) از ليست باز شدني پنجره اي با 4 برگ نشان داخلي ظاهر ميشود. از برگ نشان Gradient در قسمت Colors با انتخاب One color ميتوانيد رنگ مورد علاقه خود را با درجه در اختيار داشته باشيد و همزمان از قسمت Shading style انواع طيف هاي رنگي در رابطه با رنگ شما نمايش داده ميشود.
|
طيف نور افقي |
Horizontal |
|
طيف نور عمودي |
Vertical |
|
طيف نور مورب از بالا |
Diagonal up |
|
طيف نور مورب از پايين |
Diagonal down |
|
طيف نور از گوشه |
From corner |
|
|
|
|
اعمال طيف نور از مرکز |
From title |
Two color
هم عملي مشابه One color ارائه ميدهد با اين تفاوت که ترکيبي از دو رنگ گرافيک هاي جالبي ايجاد ميشود.
گزينه Present : طرح هاي از پيش تهيه شده اي است که با انتخاب هر طرح و با تنظيم در قسمت Shading style ميتوان اسلايد را طراحي نمود.
برگ نشان Texture : طرح هاي موزائيکي در برگ نشان وجود دارد که ميتوان از آن به عنوان پشت زمينه اسلايد استفاده کرد و ميتوان با گزينه Other texture نمونه کاري را به اين طرح ها اضافه نمود. جهت اضافه نمودن عنوان ميتوان از فايلهايي که پسوند .bmp و .gif و .jpg دارند استفاده نمود.
برگ نشان Pattern : در اين برگ نشان نيز با انتخاب رنگهاي Foreground ( پيش زمينه ) و Background ( پشت زمينه ) و با انتخاب از ليست Pattern اسلايد طراحي ميشود.
برگ نشان Picture : در اين برگ نشان با انتخاب دکمه Select Picture ميتوان تصويري را به عنوان پشت زمينه اسلايد انتخاب نمود که اين تصوير تمام سطح اسلايد را ميپوشاند. در اينجا نيز ميتوان از فايلهايي با پسوند .jpg و .gif و .bmp استفاده کرد که عملکردي متفاوت با Texture دارد که بهتر است خودتان امتحان کنيد.
طراحي با استفاده از Apply design
در اثر Right click روي اسلايد زمينه ديگري با نام Apply design را انتخاب ميکنيم پنجره اي ظاهر ميشود که نمونه هاي Template را در اختيارمان قرار ميدهد که ميتوان طرح هاي قبلي را با اين طرح ها جايگزين کرد. با Right click روي اسلايد گزينه Slide color scheme را انتخاب ميکنيم و روي اسلايد هاي موجود اثر آن را امتحان کنيد. اکنون در مرحله اي قرار داريد که ميتوانيد انتخاب عملکرد هر يک از 3 روش توضيح داده شده در حالت هاي متفاوت را تشخيص دهيد.
اضافه کردن توضيحات به يک اسلايد :
يک اسلايد ميتواند يک Comment box ( جعبه توضيحات ) داشته باشد که در صورت نياز بتوان از آن استفاده نمود براي اضافه کردن توضيح به يک اسلايد از منوي Insert گزينه Comment را انتخاب ميکنيم. براي اينکه يتوانيد نام نويسنده جعبه توضيحات را به نام خودتان تغيير دهيد کافي است در منوي Tools گزينه Option را انتخاب کنيد و در قسمت General/ User information نام خودتان را تايپ کنيد . از اين پس با اضافه کردن جعبه توضيحات نام نويسنده اين Box با نام خودتان ظاهر ميشود. براي پنهان کردن يا آشکار کردن جهبه توضيحات، از منوي View گزينه Comment را انتخاب ميکنيم . در اين حالت هر چند تعداد Comment که در اسلايد داشته باشيم آشکار يا پنهان ميشود.
آشنايي با پنجره New slide و معرفي چند Layout
براي باز شدن پنجره New slide کافي است از منوي Insert گزينه New slide يا فشار دادن کليد هاي ترکيبي Ctrl+M استفاده کنيم.
در اين پنجره 24 طرح موجود است که ميتوانيم مرتبط با موضوعي که ميخواهيم اسلايد را طراحي کنيم نمونه مورد نظر را انتخاب کنيم.
اولين Layout : با Title slide ( اسلايد عنوان ) معرفي ميشود که معمولاً براي انتخاب اولين اسلايد استفاده ميشود.
دومين Layout : اسلايدي است که در آن اقدام به تايپ متن ميکنيم که اين متن در يک ستون نوشته ميشود.
نکته :
کليه Layout ها داراي يک عنوان جداگانه در قسمت بالاي اسلايد براي خود هستند به غير از Blank
سومين Layout : مخصوص نوشتن متن به صورت 2 ستونه ميباشد.
چهارمين Layout : براي ايجاد جدول در اسلايد ميباشد که با انتخاب اين گزينه و دابل کليک روي نماد جدول پنجره اي ظاهر ميشود که در آن ميتوانيم تعداد سطر ها و ستونها را مشخص کنيم. مثلاً با وارد کردن عدد 4 براي Columns و عدد 3 براي Rows جدولي با 4 ستون و 3 سطر رسم کنيم. ( نوار ابزار Table ) پنجمين Layout -Text & Chart : پنجمين Layout را ميتوان با متن و نمودار پر نمود که با انتخاب اين اسلايد روي نماد Chart دبل کليک ميکنيم . در اين لحظه پنجره Power Point شبيه پنجره Excel در مي آيد و با پر کردن داده دلخواه درون جدول فعال شده و ميتوان با Right click کردن در محيط نمودار شکل ظاهري نمودار را نيز تغيير داد.
هفتمين Layout -Organization chart : است که ميتوان از آن براي رسم نمودار هاي سازماني استفاده کرد که با Double click روي نماد آن در داخل اسلايد پنجره Microsoft organization chart باز ميشود که با محيط آن آشنا ميشويم.
در اين پنجره در قسمت Chart title ميتوانيم عنوان مناسبي براي نمودار سازماني وارد کنيم.
معمولاً در نمودارهاي سازماني مدير در رأس و در Box manager قرار ميگيرد. بقيه همکاران را ميتوان در قسمتهاي مختلف نمودار وارد نمود که در شکل ديده ميشود. ( اين کار را ميتوان با نوار ابزار سازمان دهي نمودارانجام داد)
در منو هاي موجود در اين پنجره گزينه هايي وجود دارد که براحتي ميتوانيد عملکرد آنها را روي نمودار پياده سازيد. به طور مثال در منوي View ميزان Zooming را تنظيم ميکنيم يا در منوي Styles شکل ظاهري نمودار را تغيير دهيم . همچنين ميتوان از منو هاي ديگر براي تهيه رنگ ؛ تغيير فونت و .... استفاده کرد.
براي بردن نمودار آماده شده به داخل اسلايد اصلي از منوي File گزينه Close and return to presentation 1 … را انتخاب ميکنيم و در پاسخ پنجره اي که باز ميشود کلمه Yes را ميزنيم. مجدداً به پنجره New slide برميگرديم.
ادامه ي معرفي Layout
Layout
شماره 8 : در اين Layout ميتوانيم فقط اقدام به ايجاد نمودار کنيم.
Layout
شماره 10-9:
وارد اسلايد ميشويم و توسط گيره هايي ( Handle ) که اطراف تصاوير ايجاد شده اند ميتوانيم اندازه آن را تغيير دهيم. همچنين با قرار دادن مکان نما در مرکز شکل اقدام به جابجايي نمود. با فعال شدن تصاوير نوار ابزار Picture ظاهر ميشود. اگر اين نوار ابزار را نميبينيد همان طور که قبلاً گفته شد از منوي View/ Toolbars/ Picture را فعال ميکنيم که با گزينه هاي موجود در اين نوار ميتوانيم تصوير را به دلخواه تغيير دهيم. مثلاً ميزان نگهاي بکار رفته را کم يا زياد کرد يا شدت نور را کاهش يا افزايش داد. يکي از ابزار هاي اين نوار Crop ميباشد که براي برش قسمتي از تصور از آن استفاده ميشود. همچنين ابزار Recolor picture که عملکرد جالبي دارد با انتخاب اين گزينه ليستي از رنگهاي استفاده شده در تصوير نشان داده ميشود و قسمتي که ميتوانيم اين رنگهاي Original را تغيير دهيم. مثلاً ميتوان تمام رنگهاي سبز بکار رفته در تصوير را به رنگ زرد تبديل کرد. با استفاده از ابزار Format picture هم ميتوان کادري براي شکل در نظر گرفت و رنگ و ضخامت خط اين کادر را نيز تغيير داد.
گزينهReset picture باعث ميشود تمام تغييرات داده شده در تصوير ناديده گرفته شود و تصوير به همان شکل قبلي که وارد شده بود در آيد.
کار ابزار Set transparent color و Insert picture from file به عهده خود شما گذاشته ميشود. Layout شماره 11 : ( Title only ) فقط داراي عنوان است.
Layout
شماره 12 : که Blanc است و در اين اسلايد حتي عنوان هم ديده نميشود و به کاربر اجازه ميدهد تا به دلخواه موارد مورد نظر را اضافه کند.
بقيه Layout ها هم عملكردي مشابه موارد ذكر شده دارند.
استفاده از Master و ضرورت استفاده از آن : (View/ master/ Slid Master )
براي اعمال تعييرات کلي در اسلايد از گزينه Slide master که همه موارد اسلايد ها را كنترل ميکند يا از Title master که فرمت اسلايد هاي عنوان را كنترل ميکند استفاده ميکنيم.
همه اسلايد هاي کادر در آغاز بر مبناي Slide master قالب بندي ميشوند. مثلاً اگراز قسمت Presentations در منوي New اسلايدي را انتخاب کنيم و بخواهيم تغييري در تمامي آنها اعمال کنيم از Master استفاده ميکنيم. ميتوان عنوان اسلايد ها و همچنين اطلاعاتي را که در منطقه هاي Date، Footer، Number ظاهر ميشوند فرمت کرد. همچنين اگر تصويري را به Master اضافه کنيم به اين مناسبت که به کليه اسلايد ها اين تصوير اضافه شده حتي با اضافه کردن (Ctrl + M) نيز مشاهده ميکنيم که تغيير اعمال شده در اسلايد جديد هم ديده ميشود.
استفاده از Master باعث جلوگيري از انجام کارهاي تکراري ميشود و همچنين ميتوان به راحتي تنظيم ها را قبل از شروع کار انجام داد و تا به آخر از آن استفاده نمود. در Master جاجايي اشکال گرافيکي و همچنين تغيير رنگ آنها نيز به راحتي انجام ميگيرد كه در حالت عادي ممكن نيست و فقط وقتي كه در Master هستيم مجاز به انجام چنين كاري ميباشيم. همچنين در درون Slide Master چندين ورودي متن نشان داده ميشود . هر يك از اين ورودي ها معادل يك سطح از متن روي اسلايد هستند كه قبلاً در اين مورد در قسمت Outline صحبت شد كه ميتوانيد براي هر يك از سطح ها فرمت متناسبي را بقيه در نظر گرفت ( نوع قلم ، رنگ قلم، اندازه قلم، انتخب Bullet )
Bullet
ها نمادهاي گرافيكي كوچكي هستند كه معمولاً در ابتداي سطر آورده ميشود . براي دسترسي به اين نمادها ميتوان از منوي Format گزينه Bullet را انتخاب كرد و از جدول باز شده متناسب با موضوع ، Bullet را انتخاب نمود.
نکته :
ابزار Bullet كه در نوار ابزار Formatting وجود دارد صرفاً براي فعال و غير فعال كردن آن در متن ميباشد.
نکته :
با پايين نگه داشتن کليد Shift روي نماي Slide show ميتوان به Title Master دسترسي پيدا کرد.
Title Master
: همانطور كه در بالا گفته شد ميتوان با كليد Shift روي نماي Slide View به اين حالت دسترسي پيدا كرد يا از منوي View از گزينه Master و سپس Title Master را انتخاب نمود.
تغييرات داده شده در اين قسمت باعث اثر گذاري روي اسلايدهاي عنوان ميشود و بقيه اسلايدها اين تغييرات را نميپذيرند.
اين امر در مورد قبلي يعني Slide Master صادق است. يعني تغييراتي كه در آن قسمت ميدهيم، روي اسلايدهاي عنوان اعمال نميشود.
گروه بندي اشياء داخل اسلايد
با زدن کليد Ctrl + M از Layout ، Blank را انتخاب کنيد. سپس از نوار ابزار Drawing که پايين صفحه قرار دارد ابزار Oval ( بيضي) و Rectangle ( چهار ضلعي ) را انتخاب کنيد و با Drag کردن روي اسلايد اقدام به رسم آنها نماييد.
مشاهده ميکنيد که با انتخاب هر يک از اين تصاوير ديگري از حالت انتخاب خارج ميشود و در آن واحد فقط روي يکي از اشکال ميتوان کنترل نمود. براي اينکه بتوان تمامي اشياء داخل يک اسلايد را Group نماييم کافي است با پايين نگه داشتن کليد Shift همه را انتخاب نماييد سپس با Right click روي Grouping را انتخاب کنيد."يکي از اشياء گزينه Group
در اين حالت کليه اشياء انتخاب شده عضو يک گروه ميشوند و هر گونه تغييري اعم از Color, Size و ر وي تمامي اعضاء گروه اعمال ميشود.
براي خارج کردن از حالت Group ميتوان ا Right click روي يکي از اشياء گزينه Grouping / Ungroup را انتخاب نمود که در اين حالت تمامي اشياء به حالت قبل ميروند و هر کدام جداگانه انتخاب ميشوند.
Regroup
: براي برگرداندن به حالت Group يا Ungroup ميباشد.
Slide Number
- شماره گذاري اسلايدها
به هنگام نمايش اسلايدها بهتر است موقعيت هر اسلايد را از نظر شماره بدانيم . اين امكان در كنترل اسلايدها هنگامي كه از دكمه هاي عملياتي يا خاصيت Hyperlink استفاده ميكنيم ضروري به نظر ميرسد.
براي اضافه كردن شماره اسلايد از منوي Insert گزينه Slide Number را انتخاب ميكنيم سپس در كادر محاوره اي نشان داده شده OK را ميزنيم كه در اين موقع ماوس به طرف منوي View رفته و پنجره Header & Footer را باز ميكند. در اين پنجره در صورت فعال بودن گزينه Date & Time ميتوان ساعت و تاريخ جاري سيستم را روي اسلايد يا همه اسلايدها اعمال نمود. ( Apply To All يا Apply ) همچنين ميتوان فرمت نمايشي ساعت و تاريخ را از ليستي در اين پنجره انتخاب كنيم.
گزينه Fixed در صورت فعال بودن امكان تايپ عبارتي را به ما ميدهد كه آن را ميتوان در قسمت پايين اسلايد ، سمت چپ ملاحظه نمود و با فعال كردن Slide Number هم ميتوان شماره اسلايدها را اعمال نمود. همچنين در صورت فعال بودن Don’t Show on Title Slide باعث ميشود كليه تغييرات داده شده در اين پنجره روي اسلايد عنوان كه معمولاً اولين اسلايد است ديده نشود.
اجرايي كردن يك فايل در Power Point
همانطور كه گفته شد پسوند فايلهايي كه .pps باشند حالت اجرايي پيدا ميكنند يعني هنگام نمايش ( Slide Show ) احتياجي به برنامه Power Point نميباشد . حال ببينيم چگونه ميتوان يك فايل را به اين حالت تبديل نمود و هنگام ذخيره كردن، هنگامي كه در پنجره Save as قرار داريم كافي است در قسمت File Name اسم دلخواه براي فايل انتخاب كنيم و در قسمت Save as Type گزينه Power Point Show (*. pps) را انتخاب كنيم.
توجه :
يك فايل را يك بار با پسوند .ppt و يك بار با پسوند .pps ذخيره كنيد . حال شكل آيكن ها را با يكديگر مقايسه كنيد.
هنگامي كه بخواهيم اسلايدهايي را كه تهيه كرده ايم به عنوان الگو يا Template ذخيره كنيم نيز از پنجره Save as از قسمت Save as Type گزينه Design Template -*.pot را انتخاب ميكنيم كه باز شكل آيكن اين گونه فايل متمايز از بقيه ميباشد. ضرورت تبديل فايلها به شكل الگو در اين است كه ميتوان مانند Design Template كه در قسمت Startup توضيح داده شده است به كرات از طرح آن استفاده نموده پس ميتوان طرح هاي خودمان را به پوشه Template كه در مسير زير قرار دارد اضافه مينمائيم.
C:\program file\ Microsoft office\ templates
اضافه كردن اسلايد از فايلهاي ديگر به فايل جاري
از منوي Insert گزينه Slide From File را انتخاب كرده گزينه Slide From Files را انتخاب كرده و در پنجره باز شده آدرس فايلي كه ميخواهيم از يك يا چندين اسلايد آن استفاده كنيم را پيدا ميكنيم. با زدن دكمه Insert All يا Insert ميتوانيم يك اسلايد يا همه اسلايد ها را به فايل جاري اضافه كنيم. به عبارت ديگر ميتوان توسط اين گزينه ادغام فايل ها را در Power Point انجام داد.
اضافه كردن متون يا فايل هاي ديگر با اسلايد ها : از منوي Insert گزينه Slide From Outline را انتخاب ميكنيم. نكته اي كه بايد به آن توجه كرد آن است كه ميتوان متن را از يك محيط ويراستاري مثل WordPad يا Note Pad و ... داخل اسلايد كرد منتهي هر پاراگراف در محيط هاي ويراستاري بجاي عنوان اسلايد ها مينشيند. هر تعداد پاراگراف كه در فايل متني وجود داشته باشد به همان تعداد اسلايد با عنوان همان پاراگراف اضافه ميشود.
نکته :
در محيطهاي متن هر كجا كه Enter زده شود ، پاراگراف ايجاد ميشود.
ايجاد پيوند در Power Point
در Power Point ميتوان متن ، تصوير و کليد هاي عملياتي را با ايجاد پيوند يا Link به ديگر اسلايد ها هدايت نمود. براي اين کار کافي است آيتم مورد نظر را انتخاب کرده و از نوار ابزار استاندارد گزينه Insert Hyperlink را انتخاب ميکنيم. روش ديگري براي اعمال Link به آيتم ، راست کليک بر روي آن و انتخاب Hyperlink است.
با انتخاب اين گزينه پنجره اي باز ميشود که با انتخاب : Existing file or Webpage ، ميتوان به سايتهاي اينترنتي يا فايلهاي موجود در کامپيوتر عمل Link را انجام داد.
گزينه Place in this Document ، ليست اسلايدهايي را که فايل جاري ايجاد کرده است را در اختيار شما قرار ميدهد که با انتخاب هر کدام از آنها ميتوان لينک به شماره اسلايد مربوطه انجام داد.
نکته :
هنگامي که در Power Point اقدام به ايجاد Link ميکنيم، حتماً بايد در نماي Slideshow قرار بگيريم تا نتيجه حاصل را بتوان مشاهده نمود.
متن هايي که Link شده اند تغيير رنگ داده و Underline ميشوند.
ايجاد دکمه هاي عملياتي براي ارتباط بين اسلايد ها : فرض کنيد روي پرونده اي کار ميکنيد که در مورد رشته هاي Office توضيح ميدهد. طبيعتاً اولين اسلايدي که ايجاد ميکنيد ليستي از رشته هاي Office است که با قرار گرفتن روي هر کدام از رشته ها ، پيوند به اسلايدي که توضيح در مورد آن رشته را ميدهد داريد. براي بازگشت به اولين اسلايد بايد دائو دکمه Previous را بزنيم تا به اسلايد اول برسيم. پس بهتر است دکمه اي در هر اسلايد تعبيه کنيم تا در هر شماره اسلايدي که باشيم ما را به اولين اسلايد هدايت کند. همچنين دکمه هايي مانند Back ، و Forward که بتوان راحت تر بين اسلايد ها جابجا شد.
براي درج دکمه هاي عملياتي از نوار ابزار Drawing از گروه Auto Shape ميتوان Action Buttons را انتخاب نموده و يا از منوي Slide show اين گزينه را فعال نمود. هر کدام از دکمه ها عملکرد خاصي را دارند که با ثابت نگه داشتن ماوس روي آنها مشخص ميشود. همچنين ميتوانيم خودمان براي دکمه ها عملکردي تعريف کنيم.
يکي از دکمه ها ، مثلاً Home، را انتخاب ميکنيم و با Drag روي اسلايد در محل مناسب قرار ميدهيم. به محض اينکه دکمه روي صفحه قرار گرفت پنجره Action Setting باز ميشود که در قسمت Hyper link to ، ليستي از عملکرد دکمه ها مشاهده ميشود. به طور مثال Last Slide viewed ، ما را به آخرين اسلايد مشاهده شده ميبرد و يا اگر URL را انتخاب کنيم ، ميتوانيم با دادن آدرس سايت اينترنتي دلخواه ، برنامه را توسط اين دکمه به آن سايت هدايت کنيم.
اگر بخواهيم دکمه اي داشته باشيم که ما را به يکي از فايلهاي ذخيره شده در Power Point هدايت کند ، گزينه Other PowerPoint Presentation را انتخاب ميکنيم.
همچنين ميتوانيم دکمه هاي عملياتي را خودمان طراحي کنيم. به اين شکل که با يکي از ابزار هاي Drawing شکلي بر روي اسلايد ميکشيم . سپس وقتي که به حالت انتخاب است روي آن راست کليک ميکنيم و گزينه Action Setting را انتخاب ميکنيم و در ليست موجود در Hyperlink عملکردي براي آن تعريف ميکنيم. همچنين ميتوانيم در پنجره Insert Hyperlink براي دکمه، Screen Tip تعريف کنيم و در Slide Show مشاهده کنيم.
Setup Show
پنجره Setup Show را ميتوان از منوي Slide Show ظاهر کرد. در اين پنجره تنظيماتي انجام ميدهيم که روي نماي Slide Show ميتوانيم نتيجه آن را با انتخاب يکي از سه راه زير مشاهده کنيم :
1- Presented by a Speaker - Full screen : نمايش اسلايد در حالت تمام صفحه که حالت پيش فرض نمايش در Power Point است.
2- Browsed by an Individual - window : نمايش Slide show در داخل يک پنجره
3- Brows at a kiosk - Full screen : نمايش Slide show به صورت تمام صفحه با اين تفاوت که در اين حالت راست کليک روي Slide show عمل نميکند.
Loop Continuously until 'Esc
' :
با فعال کردن اين گزينه نمايش اسلايد ها در Loop يا حلقه افتاده و وقتي به آخرين اسلايد برسيم مجدداً نمايش اسلايد ها از اول آغاز ميشود. اين کار تا وقتي که کليد 'Esc' را بزنيم ، ادامه پيدا خواهد کرد.
Show without Narration
:
اگر نمايش اسلايد ها همراه با سخنراني باشند ، با انتخاب اين گزينه اين امکان غير فعال ميشود.
Show without Animation
:
با انتخاب اين گزينه امکان انيميشن يا متحرک سازي اسلايد ها غير فعال ميشود و حتي اگر براي آنها انيميشن در نظر بگيريم ، اسلايدها بدون آن نمايش داده ميشوند.
Show Scrollbar
:
اين گزينه وقتي فعال است که حالت Browsed by an Individual را انتخاب کرده باشيم و باعث آشکار شدن Scroll bar در پنجره ميشود.
در قسمت Slides در پنجره Setup Show ، با انتخاب All نمايش اسلايد ها به ترتيب ايجاد و نشان داده ميشوند. در قسمت بعدي ميتوان حالت نمايش را با دادن شماره اسلايد تعيين نمود. بطور مثال از اسلايد 5 تا اسلايد 14 .
Custom Show
:
اگر اين گزنه غير فعال است ، پنجره را ببنديد و از منوي Slide show اين گزينه را انتخاب کنيد. پنجه custom Show ظاهر ميشود که با زدن دکمه New ميتوانيم نام ناسبي را براي نمايش بگذاريم و نمايش اسلايد ها را با انتخاب اسلايد و زدن کليد Add سفارشي کنيم. در اين حالت نمايش اسلايد ها متواند به طور دلخواه انتخاب شود. مثلاً اگر اول اسلايد 7 را انتخاب کنيم و بعد اسلايد 12 ،سپس 18 و .... . مشاهده ميکنيد که در اين حالت خودمان ترتيب نمايش اسلايد ها را انتخاب ميکنيم.
به پنجره Setup Show برميگرديم. اين قسمت با تنظيم قبلي فعال شده و ميتوانيم از آن استفاده کنيم. در قسمت Advanced Slides ميتوانيم نحوه نمايش را با انتخاب گزينه Manually ( به طور دستي ) يعني با زدن کليد Enter ا کليک ماوس انجام دهيم.
اگر تنظيمات زمان گذاري شده را قبلاض انجام داده باشيم ميتوان با انتخاب Using Timing if Present نمايش اسلايدها را با توچه به زمان داده شده نشان داد.
Slide Transition
:
از منوي File گزينه New و سپس تب Presentation را انتخاب کنيد و نمونه اي را برگزينيد. مثلاً Generic به نماي Slide Sorter برويد در نوار ابزار اختصاصي اين نما اولين گزنه يعني Transition Effect را باز کنيد. با انتخاب هر کدام از گزينه هاي اين بخش ميتوانيم جلوه اي را براي جابجايي بين اسلايد ها انتخاب کنيم و در اسلايد انتخابي نتيجه کار ا مشاهده کنيد. در اينجا ميتوانيد اين تنظيم را براي تک تک اسلايد ها انجام دهيد.
با اعمال اين Effect ها به هر اسلايد ، علامت Slide Transition در پايين اسلايد ظاهر ميشود که نشان دهنده اين موضوع است که اين اسلايد اين جلوه را دريافت نموده . اما اگر بخواهيم به تمام اسلايد هاي موجود يک Effect واحد اعمال کنيم ، تا هنگام رفتن به اسلايد بعدي نشان داده شود ، مراحل زير را دنبال ميکنيم :
منوي Slide show گزينه Slide Transition را انتخاب ميکنيم. در اين پنجره نيز ليستي از جلوه ها که در Slide sort وجود داشته ديده ميشود و ميتوان سرعت جابجايي را بين اسلايد با يکي از سه گزينه ( Slow ( آهسته ) ، Medium ( متوسط ) و Fast ( سريع ) ) مشخص نمود.
در قسمت Advance ، که بسيار مهم هم ميباشد شما ميتوانيد انتقال به اسلايد بعدي را با کليک ماوس و يا به طور اتوماتيک Automatically After تنظيم کنيد. در قسمت آخر ميتوان زمان را بر حسب دقيقه و يا ثانيه تنظيم نمود. پس هر عددي که در اين قسمت وارد کنيد مقدار زماني است که بين جابجايي که طول ميکشد و به اين طريق ميتوان بدون هيچ گونه کنترلي نمايش اسلايد ها را نشان داد. همچنين در قسمت Sound ميتوان براي اين جابجايي ها صدايي را انتخاب کرد. در پايان با انتخاب Apply يا Apply to All تنظيمات به يک اسلايد يا همه اسلايد ها اعمال ميشود.
Rehearse Timing
هنگامي كه از منوي Slide Show گزينه ي Rehearse Timing را انتخاب مي كنيم . برنامه بطوراتوماتيك وارد نماي Slide Show مي شود و بالاي اين نما پنجره ي كوچكي ظاهرمي شود كه توسط آن مي توان آيتم هاي درون اسلايد رابراي نمايش زمان گذاري كرد،همچنين مي توان توسط اين گزينه زمان نمايش كل اسلايدها راتعيين نمود. به طورمثال 17 اسلايد داريم كه ميخواهيم در مدت 90 ثانيه نشان داده شود. اين زمان را بين اسلايدها تقسيم مي كنيم .
بازدن دكمه يNext دراين پنجره زمان براي اسلايد جاري گرفته ميشودوبه اسلايدبعدي ميرويم.
دكمه Pause توقف موقت زمان را روي اسلايد داريم و براي اين كه مجددا" Timer كاركند كافي است دوباره روي اين دكمه بزنيم.
Repeat
Repeat
: باعث مي شود زمان گذاري از صفر شروع شود. براي مشاهده ي زمان هاي اسلايد ها كافي است واردنمايslide sorter شويم ، پائين هر اسلايد زمان نمايش اسلايدرا نمايش مي دهد.
Custom Animation
:
اين گزينه درمنوي Slide Show ديده مي شود و توسط گزينه هاي آن ميتوان Object هاي درون اسلايد رامتحرك سازي نمودوبه سادگي نمايش اسلايدها راازحالت Static به حالت Dynamic تبديل نمود.
درپنجره ي Custom Animation درقسمت Timing قرارمي گيريم. ليست آيتم هاي موجوددراسلايدجاري ديده مي شود.كه باانتخاب هركدام آيتم موردنظردرون اسلايد درپنجره ي كوچكي دراين پنجره ديده مي شودتعداد اين موضوع هابستگي به محتويات داخل اسلايدبيشترباشد طبيعتا ليست مانيزطولاني تر خواهدبود.
هنگامي كه موضوع انتخاب شده وگزينه Animate را فعال كرديم (پيش فرض روي گزينه ي Don’t Animate است)
موضوع درليست Animation order قرار مي گيرد. دراينجا ميتوان تقدم و تاخر نمايش و انيميشن شكل ها و موضوعات راتعيين نمود.
اگرخواستيم موضوعي ثابت باشد و انيميشن نداشته باشد گزينه ي Don’t Animate را براي آن انتخاب مي كنيم.
همچنين مي توان نحوه ي نمايش رابايكي از دوحالت
1)On Mouse Click
2)Automaticaly
تعيين نمود كه با انتخاب گزينه ي دوم زمان برحسب ثانيه قابل تنظيم است.
هركدام از مواردي راكه انتخاب كرده ايم و درقسمت Animation Order قرارگرفته اندرا به طورجداگانه مي توان جلوه ي خاص بدهيم. اين كاررا باانتخاب موضوع وسپس ازرفتن به برگ نشان effect انجام مي دهيم و درليست Entry Animation يكي يكي جلوه ها را انتخاب كرده و بازدن روي Preview پيش نمايش آن را مشاهده مي كنيم تامورددلخواه راپيداكنيم.
اين ترتيب را براي تك تك موضوعات داخل اسلايدانجام مي دهيم.
همچنين ميتوان روي اسلايدها صداگذاري نمود كه 2 حالت دارد.
1) براي تك تك اسلايدها ازقسمت Sound نمونه اي راانتخاب كرده وروي آن اعمال كنيم.
2) درليست Sound آخرين گزينه يعني Other Sound راانتخاب كنيم وصداي موردنظر رااز جاي ديگر انتخاب كنيم.
نكته: درPower Point ازصداهايي مي توان استفاده نمودكه پسوند .WAV داشته باشند. حال اگربخواهيم موزيكي را روي اسلايدها ازابتدا تا پايان به طوريكنواخت داشته باشيم اولين اسلايد رابا Other Sound شروع مي كنيم و روي بقيه اسلايدها No Sound راتنظيم مي كنيم. به اين صورت موزيك به طوريكنواخت پخش مي شود. البته بايدزمان اجراي موزيك و تعداد اسلايد هارا ازقبل تنظيم كنيم و اگرموزيك زودتراز اسلايدها به اتمام مي رسد، دقيقا روي اسلايدي كه صداقطع مي شود بعدا ازقسمت Other Sound موزيك راشروع كنيم به اين ترتيب مشكلي براي پخش همزمان پيش نمي آيد.
در پنجره ي Custom Animation برگ نشان Chart effect هنگامي فعال مي شود كه دراسلايد ازيك نمودار(Chart ) استفاده كرده باشيم كه مي توان بسته به نوع نمودارeffect هايي را به آن اعمال نمود.
اگرروي اسلايدRight Click كنيم گزينه ي Slide Layout وApply Design ديده مي شود.
باتوجه به توضيحات دراين جزوه آيامي توانيد تفاوت اين دو گزينه را بگوييد؟
